Chi tiền lương từ 5 triệu phải thanh toán không dùng tiền mặt

CHI TIỀN LƯƠNG TỪ 5 TRIỆU CÓ BẮT BUỘC THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT KHÔNG?

Từ khi Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực, rất nhiều doanh nghiệp và kế toán đặt câu hỏi:

❓ Chi tiền lương từ 5 triệu trở lên có bắt buộc phải chuyển khoản không?
❓ Nếu trả lương bằng tiền mặt có bị loại chi phí khi quyết toán thuế không?

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đúng quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, tránh hiểu sai dẫn đến rủi ro thuế không đáng có.

✅ KẾT LUẬN NGẮN GỌN (QUAN TRỌNG NHẤT)

👉 Nghị định 320/2025/NĐ-CP KHÔNG quy định chi tiền lương từ 5 triệu phải thanh toán không dùng tiền mặt.
👉 Doanh nghiệp vẫn được trả lương bằng tiền mặt, kể cả trên 5 triệu.
👉 Điều kiện quyết định chi phí lương có được chấp nhận hay không là HỒ SƠ – CHỨNG TỪ, không phải hình thức tiền mặt hay chuyển khoản.

📌 NGHỊ ĐỊNH 320/2025/NĐ-CP QUY ĐỊNH GÌ LIÊN QUAN ĐẾN THANH TOÁN?

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP (quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành các nội dung liên quan đến quản lý thuế, chi phí được trừ):

🔹 Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng đối với:

Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ
Có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên
Tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định như sau:
Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1.Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

…

c) Khoản chỉ có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

👉 Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp công ty chỉ trả lương từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính là khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Các văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế

1. Công văn 01/TCS14-QLDN1 ngày 05/01/2026 của Thuế cơ sở 14 – TPHCM.

“Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp công ty chỉ trả lương từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính là khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”

2. Công văn 183/BNI-QLDN3 ngày 08/01/2026 của Thuế Bắc Ninh.

“Căn cứ các quy định hướng dẫn nêu trên và nội dung Công ty hỏi, Thuế tỉnh Bắc Ninh trả lời về nguyên tắc như sau:

Trường hợp công ty chi trả tiền lương (gọi chung là các khoản thanh toán khác) cho người lao động của doanh nghiệp từng lần từ 05 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Quy định này được áp dụng từ thời điểm Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 có hiệu lực thi hành.”

3. Công văn 09/TCS5-QLDN ngày 09/01/2026 của Thuế cơ sở 5 – Vĩnh Long.

“Căn cứ quy định nêu trên:

…

2. Công ty chi trả tiền lương cho người lao động của doanh nghiệp từng lần từ 05 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.”

📂 ĐIỀU KIỆN ĐỂ CHI PHÍ TIỀN LƯƠNG ĐƯỢC CHẤP NHẬN THEO LUẬT THUẾ

Dù trả lương tiền mặt hay chuyển khoản, chi phí tiền lương vẫn được tính vào chi phí hợp lệ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

1️⃣ Có quan hệ lao động hợp pháp

Hợp đồng lao động / hợp đồng dịch vụ
Quy định rõ mức lương, hình thức trả lương

2️⃣ Có đầy đủ hồ sơ – chứng từ

Bảng chấm công
Bảng thanh toán tiền lương
Phiếu chi (nếu trả tiền mặt) hoặc sao kê ngân hàng (nếu chuyển khoản)
Chữ ký nhận lương của người lao động

3️⃣ Thực hiện đúng nghĩa vụ thuế TNCN

Khấu trừ thuế TNCN (nếu thuộc diện khấu trừ)
Kê khai – nộp thuế đúng quy định

⚠️ LƯU Ý THỰC TẾ KHI TRẢ LƯƠNG BẰNG TIỀN MẶT

Dù được phép theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, nhưng trên thực tế:

Trả lương tiền mặt dễ bị cơ quan thuế kiểm tra kỹ
Nếu hồ sơ không chặt → nguy cơ bị loại chi phí

👉 Vì vậy:
✔️ Doanh nghiệp nên ưu tiên trả lương qua chuyển khoản
✔️ Trường hợp trả tiền mặt cần chuẩn chỉnh hồ sơ hơn mức bình thường

LIÊN HỆ TƯ VẤN HỒ SƠ LƯƠNG & THUẾ
Nếu doanh nghiệp bạn đang trả lương tiền mặt/chuyển khoản và muốn đảm bảo chi phí lương không bị loại khi quyết toán, hãy liên hệ để được:
✅ Soát xét bộ hồ sơ lương chuẩn thuế
✅ Tư vấn cách chi lương hợp lệ theo tình huống thực tế
✅ Hỗ trợ xử lý rủi ro TNCN, chứng từ chi trả, quy chế lương thưởng

📞 Hotline/Zalo: 0789.720.268
📩 Email: ketoanvietht@gmail.com
🌐 Fanpage/Website: dichvuketoanviet.com.vn